Tworzenie identyfikatorów towarów

Źródłem podniesienia efektywności w procesie produkcji i dystrybucji jest stosowanie ADC i EDI zgodnie ze standardami globalnymi GS1. W tym celu każdy produkt/wyrób/towar, poczynając od materiałów zaopatrzeniowych producenta kosmetyku: surowiec, półfabrykat, opakowanie, a na wyrobie gotowym kończąc, powinien być docelowo identyfikowany tak zwanym Globalnym Numerem Jednostki Handlowej – GTIN. Oba rozwiązania mają swoje plusy i minusy. Firmy kodujące muszą być oczywiście uczestnikami Systemu GS1. W Polsce wystarczy się zarejestrować, zaznaczając na wniosku pulę numerów, która powinna starczyć firmie do wszystkiego i na zawsze, w tym do tworzenia pozostałych globalnych identyfikatorów oraz do okodowania wszystkich swoich produktów. Pule są cztery: do 100, do 1000, do 10 000 lub do 100 000 numerów i związane są z jednorazową opłatą niezmienianą od początku, kiedy Polskę przyjęto do Systemu GS1 (poprzednia nazwa: EAN.UCC), czyli od ponad 27 lat. Opłaty netto za wymienione pule wynoszą odpowiednio: 250 zł, 500 zł, 1 000 zł lub 3 000 zł. Zdecydowana większość producentów kosmetyków jest już uczestnikami Systemu GS1, ale ich dostawcy surowców i opakowań dopiero od niedawna, albo z własnej inicjatywy, albo zmuszeni przez swoich klientów, włączają się do tego systemu, aby być przygotowanym do nowoczesnych form sprzedaży i korzystać z efektów ADC i EDI.

Kosmetyki to najczęściej produkty sztukowe, czyli o ściśle określonej ilościowo zawartości w opakowaniach jednostkowych i w ewentualnych opakowaniach pośrednich zbiorczych handlowych (o zawsze takiej samej zawartości), typu: tacki, zgrzewki, pudła.

Numery GTIN mogą być tworzone w czterech formatach:

•    GTIN-8 (8-cyfrowy), nadawany na indywidualny wniosek bezpośrednio przez krajową organizację GS1, najczęściej przedstawiony w kodzie EAN-8 (na bardzo małych produktach),

•    GTIN-12 (12-cyfrowy), przedstawiony w kodzie UPC-A lub UPC-E (pod tym kodem jest tylko 6 cyfr), na towary eksportowane do 2005 roku do lub importowane z USA i Kanady,

•    GTIN-13 (13-cyfrowy), przedstawiony w kodzie EAN-13, ITF-14 lub GS1-128 po IZ 01 lub 02 (ten numer jest najczęściej stosowany w praktyce),

•    GTIN-14 (14-cyfrowy), przedstawiony w kodzie ITF-14 lub GS1-128 po IZ 01 lub 02 (ten numer jest głównie na opakowaniach niedetalicznych, zbiorczych oraz na wszystkich opakowaniach zawierających towar w zmiennej ilości, która nie jest wyrażona w sztukach tylko w innych jednostkach miary, np. w kilogramach lub metrach).

Dla opakowań jednostkowych zaleca się stosować numer GTIN-13, który składa się z czterech części – tab. 1:

•    numeru organizacji krajowej GS1 (prefiksu GS1, składającego się z trzech cyfr), nadawanego przez organizację GS1; dla GS1 Polska jest on równy 590,

•    numeru identyfikacyjnego firmy; w Polsce numer ten składa się z 4, 5, 6 lub 7 cyfr i nadawany jest przez GS1 Polska według potrzeb firmy,

•    indywidualnego numeru wyrobu w określonej formie opakowaniowej, przydzielanego przez firmę. Zaleca się w ramach otrzymanej puli numerów tworzyć kolejne numery (np. T1T2 lub T1-T5), zaczynając np. od 00, 01, 02, … , 99 lub od: 00000, 00001, 00002, … , 99999 (czyli pierwszy wolny dla następnego wyrobu);

•    cyfry kontrolnej, która służy do wykrywania błędów odczytu kodu kreskowego, wyliczanej automatycznie, według standardowego algorytmu GS1. Cyfry kontrolne można np. wyliczać korzystając z darmowych dwóch programów na stronie www.gs1pl.org lub prowadząc dodatkowy wykaz wyrobów z podpowiadanymi już numerami GTIN na stronie www.gs1pl.org, w zakładce: Moje GS1 – ten sposób jest zalecanym.

Na każdym opakowaniu detalicznym kosmetyku tak utworzony jego globalny identyfikator – GTIN-13, dla potrzeb automatycznej identyfikacji np. w punkcie sprzedaży, jest przedstawiony w kodzie EAN-13.

TAB. 1 Struktura numeru GTIN-13 obowiązująca w Polsce, źródło: opracowanie własne na podstawie materiałów GS1

W przypadku gdy wyrób jest tak mały, że kod EAN-13 przedstawiający numer GTIN-13 na nim się nie mieści, można ostatecznie wystąpić o 8-cyfrowy numer, przedstawiający numer GTIN-8, który będzie na opakowaniu odzwierciedlony w kodzie mniejszym – EAN-8. Numer ten jest indywidualnie nadawany na podstawie odrębnego wniosku z odpowiednim uzasadnieniem i odrębną dodatkową opłatą (40 zł). Jest to rozwiązanie mniej korzystne, dlatego należy w miarę możliwości go unikać. Zaleca się zatem wykorzystać wszelkie możliwości, aby kod EAN-13 się zmieścił na opakowaniu (np. zmiana grafiki, zwiększenie etykiety itp.). Pracownicy GS1 Polska podpowiedzą, jak sobie radzić w takich przypadkach.

Numer GTIN-8 składa się z trzech części – tabela 2:

•    numeru organizacji krajowej GS1 (prefiksu GS1, składającego się z trzech cyfr), nadawanego przez organizację GS1; dla GS1 Polska jest on równy 590;

•    indywidualnego numeru wyrobu w określonej formie opakowaniowej, przydzielanego przez GS1 Polska, zaczynając np. od 0000, 0001, … , 9999 (czyli pierwszy wolny dla następnego wyrobu);

•    cyfry kontrolnej, która służy do wykrywania błędów odczytu kodu kreskowego, wyliczanej automatycznie, według standardowego algorytmu GS1.

TAB. 2 Struktura numeru GTIN-8 obowiązująca w Polsce, źródło: opracowanie własne na podstawie materiałów GS1

Opakowania handlowe hurtowe – niedetaliczne, w tym zgrupowania jednostek handlowych detalicznych, czyli opakowania zbiorcze, jeżeli nie są opakowaniami detalicznymi, ale są traktowane jak jednostki handlowe, muszą być oznaczane innym numerem GTIN. Opakowania te, o stałej ilości, są traktowane jako niedetaliczne/hurtowe, ponieważ nie przechodzą przez kasę w detalu i można je oznaczać:

•    albo 13-cyfrowym numerem GTIN-13 (innym niż numer GTIN wyrobu umieszczonego wewnątrz opakowania),

•    albo 14-cyfrowym numerem GTIN-14 (tylko dla opakowania zbiorczego o jednorodnej rodzajowo zawartości). Ten sposób oznaczania jest zalecany, bo wykorzystuje się numer towaru umieszczonego wewnątrz i tym samym nie traci numerów z przydzielonej puli. Struktura 14-cyfrowego numeru GTIN przedstawia się następująco (tab. 3):

•    gdy przybiera wartości od 1 do 8 (dla wyrobów sztukowych), oznacza jednocześnie rodzaj tego opakowania i ilość towaru, w tym liczbę zawartych w nim towarów jednostkowych. Dla tych opakowań nowy numer GTIN zawiera numer GTIN towaru zawartego wewnątrz, bez jego cyfry kontrolnej i wyliczana jest nowa cyfra kontrola GTIN-14,

•    gdy jest równy „9”, oznacza, że opakowanie zbiorcze zawiera różne ilości wyrobu, czyli jest jednostką o zmiennej ilości, którą to ilość, z uzgodnioną dokładnością (liczbą miejsc po przecinku), w określonej jednostce miary typu: metry, litry, kilogramy lub metry kwadratowe, należy podać w kodzie kreskowym GS1-128 dodatkowo (tego typu oznaczenie dotyczy szczególnie surowców lub opakowań do produkcji, gdy zamawiane są w takich ilościach, że trzeba je np. odważać lub odmierzać).

TAB. 3 Struktura numeru GTIN-14 obowiązująca w Polsce, gdzie wskaźnik/ identyfikator opakowania zbiorczego I jest zawsze różny od 0, źródło: opracowanie własne na podstawie materiałów GS1